Политика конфиденциальности

Настоящая Политика определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности у ИП Клюев Максим Александрович (далее — Оператор) при использовании сайта 2trips.ru (далее — Сайт) и платформы управления деловыми поездками 2trips (далее — Платформа): веб-кабинетов компаний и мобильного приложения сотрудника.

Политика составлена и опубликована во исполнение ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ). Это информационный документ Оператора: он не заменяет согласие субъекта (его текст опубликован на странице «Согласие на обработку персональных данных») и не заменяет договор с компанией-клиентом.

Оператор обрабатывает персональные данные на основе принципов законности, ограничения обработки достижением конкретных целей, недопустимости объединения баз, созданных для несовместимых целей, соответствия состава данных целям обработки, точности и достаточности данных, хранения не дольше, чем требуют цели, и уничтожения по их достижении (ст. 5 152-ФЗ).

• Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу (субъекту персональных данных).
• Оператор — ИП Клюев Максим Александрович, самостоятельно определяющий цели и состав обработки данных посетителей Сайта и представителей компаний.
• Компания-клиент — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, использующие Платформу; в отношении данных своих сотрудников компания-клиент является оператором, а Оператор — лицом, обрабатывающим данные по её поручению (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ).
• Поставщики поездки — перевозчики, средства размещения, службы такси и трансфера, страховые организации и агрегаторы (консолидаторы) их услуг, у которых оформляются услуги поездки.
• Обработка — любое действие с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. Обработка ведётся автоматизированно (в Платформе) и без средств автоматизации (например, при подготовке бумажных документов).

Оператор обрабатывает данные пяти категорий субъектов.

• Посетители Сайта — технические данные при обращении к Сайту: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, дата и время запроса, страницы Сайта (журналы сервера); при согласии на аналитические cookie — идентификаторы cookie и сведения о посещениях (раздел 10).
• Лица, оставившие заявку на Сайте (демонстрация, страница контактов, регистрация на онлайн-интенсив, обращение по персональным данным) — имя, название компании, рабочая почта, телефон; по желанию — комментарий и число командировок в месяц; для обращения по данным — его суть.
• Представители компаний-клиентов (руководители, менеджеры, бухгалтеры, вошедшие в кабинет) — имя и фамилия, рабочая почта, телефон, должность и уровень доступа в кабинете, пароль (только в виде необратимого хеша), реквизиты компании (ИНН, КПП, ОГРН, адрес — для индивидуального предпринимателя они одновременно являются его персональными данными), настройки уведомлений, а также данные о действиях в кабинете (журнал входов и значимых действий: время, IP-адрес, устройство), переписка со службой поддержки, отметка о принятии соглашения и согласия (дата, редакция, IP-адрес, браузер).
• Сотрудники компаний-клиентов (по поручению компании) — фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, гражданство, контактные телефон и почта, данные документов для поездок (паспорт, заграничный паспорт, виза: серия и номер, срок действия, орган выдачи; сканы — если загружены), маршруты и даты поездок, оформленные документы (билеты, ваучеры, посадочные талоны), расходы и фотографии чеков, номера карт программ лояльности, обращения в поддержку и переписка по ним, геолокация — только при заказе трансфера и только на момент заказа, отметки о согласиях, данных в приложении (на передачу данных отелю, перевозчику такси): дата и время, редакция текста, IP-адрес и браузер, идентификатор Telegram — только при самостоятельной привязке (раздел 6).
• Водители перевозчика такси — имя, номер телефона для связи, марка, цвет и государственный номер машины, положение машины во время подачи. Сведения поступают от перевозчика после вызова машины и хранятся в карточке заказа (раздел 5).

Для каждой цели указано её правовое основание по ст. 6 152-ФЗ.

• Ответ на заявку с Сайта, консультация, демонстрация Платформы, проведение онлайн-интенсива — согласие субъекта, данное отметкой в форме (п. 1 ч. 1 ст. 6).
• Регистрация компании, предоставление доступа к кабинету, заключение и исполнение договора с компанией-клиентом, выставление счетов и закрывающих документов — исполнение договора, стороной или выгодоприобретателем которого является субъект либо в интересах которого действует компания-клиент (п. 5 ч. 1 ст. 6), и согласие представителя при регистрации.
• Организация поездок сотрудников: подбор и оформление билетов, проживания, трансфера и страхования, изменение и возврат услуг, передача данных поставщикам поездки, уведомления об изменениях в поездке, поддержка в пути, учёт расходов и отчётность компании — поручение компании-клиента как оператора персональных данных, закреплённое в договоре (ч. 3 ст. 6). Законное основание на обработку данных сотрудников (согласие работника или иное основание) обеспечивает компания-клиент.
• Взаимодействие с поставщиком поездки по обращению сотрудника или компании (перенос рейса, замена отеля, вопрос по брони) — то же поручение компании-клиента; поставщику сообщаются номер брони, данные пассажира из брони и суть обращения.
• Показ пассажиру данных водителя перевозчика такси (имя, телефон для связи, марка, цвет и номер машины, положение машины во время подачи) — чтобы найти машину, связаться с водителем и разобрать спорную поездку. Эти сведения Оператор не собирает у водителя сам: их сообщает перевозчик на основании своего договора с водителем, а Оператор обрабатывает их для исполнения поручения компании-клиента по вызову машины (ч. 3 ст. 6) и в законных интересах пассажира и компании (п. 7 ч. 1 ст. 6) — ровно в том объёме и на тот срок, что нужны для поездки и разбора претензий по ней; для иных целей они не используются и третьим лицам не передаются.
• Обеспечение безопасности: разграничение доступа, защита от несанкционированного входа, ведение журнала действий, разбор инцидентов — исполнение договора и законные интересы Оператора и клиентов (п. 5, 7 ч. 1 ст. 6); журнал действий также служит доказательством при спорах о списаниях с депозита компании.
• Ведение бухгалтерского и налогового учёта, ответы на запросы государственных органов — исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законом (п. 2 ч. 1 ст. 6).
• Улучшение Сайта и Платформы — на обезличенных данных; аналитические cookie — только по отдельному согласию (раздел 10).

Рекламные рассылки требуют отдельного согласия и не входят ни в одну из целей выше. Сервисные сообщения (перенос рейса, выставленный счёт, вход с нового устройства) рекламой не являются и направляются в рамках работы сервиса.

Оператор не продаёт персональные данные и не передаёт их для чужой рекламы. Передача возможна только в объёме, необходимом для конкретной цели, следующим получателям:

• Перевозчикам и агрегаторам билетов (консолидаторам) — данные пассажира, без которых билет не оформить: ФИО, дата рождения, пол, гражданство, данные документа, контактные телефон и почта; при регистрации на рейс — те же данные и, если перевозчик требует, согласие пассажира на правила перевозки.
• Средствам размещения — через российского партнёра по бронированию гостиниц: ФИО гостя, гражданство, контактный телефон, даты проживания; оформление брони производится только после согласия сотрудника на передачу его данных отелю, которое запрашивается в приложении.
• Службе такси и трансфера «Яндекс Go для бизнеса» (ООО «ЯНДЕКС.ТАКСИ», Россия) — при заказе машины: имя и фамилия пассажира, номер телефона (водителю показывается подменный номер), адреса и координаты подачи и назначения (в том числе домашний адрес, если машина вызывается к дому), время подачи, пожелания к машине и комментарий водителю (если указаны), а также служебный идентификатор пассажира в Платформе — чтобы не создавать его в справочнике перевозчика повторно. Адрес электронной почты перевозчику не передаётся. Основание передачи: постоянное согласие сотрудника, данное в мобильном приложении (раздел «Персональные данные»), либо подтверждение уполномоченного представителя компании-клиента о наличии письменного согласия работника (ст. 88 ТК РФ), которое фиксируется в карточке заказа вместе с автором и временем. Если компания-клиент подключила в Платформе собственный корпоративный аккаунт «Яндекс Go для бизнеса», данные передаются в этот аккаунт по поручению компании: контрагентом перевозчика в этом случае является компания, а Оператор действует как обработчик по её поручению.
• Данные водителя перевозчика — не передача, а получение: после вызова машины перевозчик сообщает Платформе имя водителя, номер телефона для связи, марку, цвет и государственный номер машины, а во время подачи — её положение на карте. Эти сведения хранятся в карточке заказа в составе данных о поездке и показываются пассажиру, представителям его компании и операционной службе Оператора — чтобы найти машину, связаться с водителем и разобрать спорную поездку; сроки хранения — как у данных о поездке (раздел 7).
• Страховым организациям — при оформлении страхования выезжающих за рубеж: ФИО, дата рождения, данные заграничного паспорта, страна и даты поездки.
• Подрядчикам инфраструктуры, действующим по поручению Оператора: размещение серверов и базы данных — «Таймвэб» (Россия); справочник организаций и адресов — «ДаДата» (Россия; туда уходит только введённый вами ИНН, название или адрес); почтовый сервис для писем Платформы (счета, восстановление доступа) — российский провайдер; веб-аналитика — «Яндекс.Метрика» (Россия), только при согласии на аналитические cookie. С каждым подрядчиком заключён договор с обязанностями по конфиденциальности и защите данных.
• Каналам уведомлений, выбранным самим пользователем: службам push-уведомлений производителей браузеров и операционных систем (Apple, Google, Mozilla — содержимое уведомления передаётся в зашифрованном виде, службе доступен лишь идентификатор подписки) и мессенджеру Telegram — только если пользователь сам привязал Telegram в настройках Платформы (раздел 6).
• Государственным органам — по их законному требованию и только в предусмотренном законом порядке.

Внутри Платформы доступ к данным сотрудников имеют уполномоченные представители их компании (в объёме своих ролей) и сотрудники операционной службы Оператора — только по поездкам и обращениям, с которыми они работают; каждое обращение к данным фиксируется в журнале.

Базы данных, учётные записи, документы поездок и переписка хранятся и обрабатываются на серверах на территории России (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ). За границу данные уходят только в трёх случаях, и в каждом — в минимальном объёме:

• Уведомления в Telegram. Серверы мессенджера находятся за пределами России. Привязка Telegram — отдельное действие пользователя: он получает одноразовый код в Платформе и сам передаёт его боту. Этим действием пользователь даёт согласие на трансграничную передачу содержания уведомлений (тема, маршрут и даты поездки, номер рейса, суть события) и своего идентификатора в Telegram. Без привязки в Telegram ничего не передаётся. Отключить канал можно, заблокировав бота в Telegram или направив обращение Оператору (раздел 8), — после этого уведомления приходят только в приложение и на почту.
• Прогноз погоды по городу и датам поездки запрашивается у зарубежного сервиса без имени, контактов и иных данных пользователя.
• ИИ-помощник (если он включён в кабинете компании): модель может размещаться за пределами России; перед отправкой запроса Платформа удаляет из текста имена, телефоны, адреса почты и номера документов. Свободный текст вопроса полностью обезличить нельзя, поэтому помощник можно отключить для компании по запросу в поддержку (или в настройках платформы её владельцем), а остальной сервис работает без него.

Данные пассажиров передаются поставщикам поездки (раздел 5) на территории России; при перелёте иностранным перевозчиком данные пассажира поступают этому перевозчику по правилам международной перевозки, о чём пассажир информируется при согласии на правила перевозчика.

Данные хранятся не дольше, чем этого требует цель обработки, договор или закон. Для основных категорий сроки такие:

• заявки с Сайта (демонстрация, контакты, интенсив) — до ответа и 1 год после него, если договор не заключён; при заключении договора — в составе данных компании-клиента;
• учётные записи и данные представителей компаний — в течение действия договора с компанией и 3 года после его прекращения (срок исковой давности по спорам о расчётах);
• данные сотрудников, внесённые компанией-клиентом, включая документы для поездок, — в течение действия договора; в течение 30 дней после его прекращения либо по указанию компании данные уничтожаются, кроме сведений об оформленных поездках, обязательных к хранению для учёта и отчётности;
• обращения в поддержку, переписка и записи о действиях по ним (в том числе подтверждения операций с депозитом) — 3 года после закрытия обращения: это доказательства при спорах о списаниях;
• журнал входов и значимых действий — до 3 лет;
• уведомления в Платформе — до 90 дней (прочитанные — до 30 дней);
• отметки о принятии соглашения и согласий — в течение действия согласия и 3 года после его отзыва;
• документы бухгалтерского и налогового учёта, содержащие персональные данные (счета, акты, отчёты агента), — 5 лет после отчётного года, как того требует закон;
• cookies — сеансовые удаляются при закрытии браузера, аналитические — в сроки, установленные сервисом аналитики (раздел 10).

По истечении срока данные уничтожаются: удаляются из рабочей базы, а резервные копии обновляются по кругу и перезаписываются в течение 14 дней. Данные, хранение которых обязательно по закону, после достижения остальных целей блокируются и используются только для целей учёта и ответов на запросы государственных органов. При отзыве согласия обработка прекращается, а данные уничтожаются в течение 30 дней (ч. 5 ст. 21 152-ФЗ), если у Оператора нет иного законного основания для их хранения.

Субъект персональных данных вправе (ст. 14, 20, 21 152-ФЗ):

• получить сведения о том, какие его данные обрабатываются, с какой целью, на каком основании, кому передавались и сколько хранятся;
• потребовать уточнить данные, если они неполны или устарели, заблокировать или уничтожить их, если они обрабатываются неправомерно;
• отозвать согласие на обработку — в любой момент и без объяснения причин;
• возражать против решений, принятых исключительно на основании автоматизированной обработки (таких решений Платформа не принимает: подсказки о выборе поездки — рекомендация с объяснением, решение всегда принимает человек);
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзоре или в суде.

Как воспользоваться правами:

• направить обращение через форму обращения по персональным данным на странице согласия; обращение попадает к ответственному за обработку персональных данных, а не в отдел продаж;
• пользователю Платформы — по адресу электронной почты Оператора или через форму обращения в кабинете и приложении (раздел «Поддержка»); завершить сеансы на других устройствах можно самостоятельно в настройках безопасности;
• сотруднику — в мобильном приложении, раздел «Персональные данные»: там показаны данные им согласия (в том числе на передачу данных перевозчику такси) с датой и редакцией, любое из них можно отозвать, оттуда же направляется обращение по своим данным; отзыв согласия на передачу данных перевозчику закрывает вызов машины через приложение, но не затрагивает уже поданные машины;
• сотруднику компании-клиента, чьи данные внесены работодателем, — в первую очередь через работодателя как оператора этих данных; Оператор исполняет указание компании и помогает с запросом в своей части.

Срок ответа — 10 рабочих дней со дня получения обращения (ч. 1 ст. 20 152-ФЗ); при необходимости он может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением о причинах. Чтобы убедиться, что обращение исходит от вас, Оператор может уточнить сведения, известные только вам.

Во исполнение ст. 18.1 и 19 152-ФЗ Оператор применяет правовые, организационные и технические меры:

• назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (раздел 11); изданы настоящая Политика и внутренние правила обработки;
• передача данных только по защищённому соединению (HTTPS/TLS); базы данных и файлы — на серверах в России;
• разграничение доступа по ролям с проверкой прав на стороне сервера; данные разных компаний изолированы друг от друга;
• пароли хранятся только в виде необратимого хеша; доступна двухфакторная аутентификация; число попыток входа ограничено; сеансы можно завершить на всех устройствах;
• секреты интеграций и второго фактора хранятся в зашифрованном виде; в интерфейсе показываются только их маскированные части;
• журналирование входов и значимых действий, регулярные резервные копии с проверкой восстановления;
• договоры с подрядчиками, обрабатывающими данные по поручению, с обязанностями по конфиденциальности и безопасности не ниже, чем у Оператора;
• уведомление компании-клиента об инциденте с данными её сотрудников не позднее 24 часов с момента выявления, а Роскомнадзора — в сроки, установленные ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ.

Сайт использует два вида cookie. Необходимые обеспечивают работу Сайта и Платформы (сессия входа, защита форм) — они устанавливаются всегда, так как без них сервис неработоспособен. Аналитические устанавливаются только после вашего явного согласия — кнопка «Принять все» в баннере cookie. При выборе «Только необходимые» аналитические счётчики не загружаются вовсе; изменить выбор можно по ссылке «Настройки cookie» в подвале Сайта.

Аналитические счётчики и рекламные пиксели в данный момент не подключены: до их включения Сайт не устанавливает cookie для аналитики, рекламы и профилирования, а баннер согласия действует «на вырост».

Оператор персональных данных: ИП Клюев Максим Александрович, ИНН 183513856572, ОГРНИП 324180000061190. Адрес: Россия, Удмуртская Республика, г. Ижевск. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, — индивидуальный предприниматель лично.

По вопросам обработки персональных данных, отзыва согласия и реализации ваших прав отправьте обращение через форму обращения — она заведена отдельно от заявок на демо. Ответим на указанную вами почту в течение 10 рабочих дней.

Обработка персональных данных сотрудников компаний-клиентов регулируется также договором с компанией: он закрепляет поручение обработки, состав данных, цели, обязанности по защите, уведомлению об инцидентах и уничтожению данных.

Оператор может обновлять Политику при изменении законодательства, состава получателей или порядка обработки. Актуальная редакция всегда доступна на этой странице; дата редакции указана в начале документа. Если изменение затрагивает цели обработки, на которые давалось согласие, согласие запрашивается заново.